การพัฒนาระบบสารสนเทศ

ขั้นตอนที่ 1 การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรระบบที่ต้องการพัฒนา

1. ค้นหาระบบที่ต้องการพัฒนา

     จากการที่ได้สำรวจปัญหาของแต่ละแผนกและปัญหาระหว่างแผนกสามารถเลือกระบบที่ต้องการพัฒนาได้  ดังนี้

                1. ระบบงานบัญชี

                2. ระบบคลังสินค้า

                3. ระบบการขาย

       ทางบริษัทได้จัดสรรงบประมาณในการพัฒนาระบบของบริษัททั้งสิ้น 350,000 บาท 

2. จำแนกและจัดกลุ่มระบบ

ระบบทั้ง 3 ระบบที่ค้นหามาได้มีวัตถุประสงค์ดังนี้

   1. ระบบงานบัญชี

       วัตถุประสงค์เพื่อจัดทำระบบบัญชีให้มีประสิทธิภาพ ใช้งานได้ง่ายต่อการทำงานและง่ายต่อการพัฒนาต่อ

   2. ระบบคลังสินค้า

       วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของการคลัง เพื่อให้สามารถตรวจสอบยอดของสินค้าในคลังได้ถูกต้อง

   3. ระบบการขาย

       วัตถุประสงค์เพื่อให้มีการทำการโฆษณาสินค้า ดึงดูดความสนใจแก่ลูกค้าที่มาจะมาบริโภคสินค้า และเพื่อสร้างสร้างความเชื่อมั่นของสินค้า

เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของระบบทั้ง 3 แล้ว พบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัท จึงจำเป็นต้องคัดเลือกระบบที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำ ระบบทั้ง 3 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ ของบริษัทเพื่อค้นหาระบบที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียด จากตารางต่อไปนี้

จากตารางพบว่าแต่ละระบบสามารถตอบสนองความต้องการของบริษัทได้ทั้งหมด แต่เนื่องด้วยทางบริษัทมีงบประมาณในการพัฒนาระบบจำกัด จึงต้องนำระบบทั้ง  3  ระบบ มาพิจารณาใหม่อีกครั้ง  เพื่อที่จะดูรายละเอียดของงบประมาณและผลประโยชน์  สามารถแสดงได้ดังตารางต่อไปนี้

ตารางเมตริกซ์  Information System –to-Objectives

จากการพิจารณาโครงการทั้ง 3 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดของโครงการที่ต้องการพัฒนาและผลประโยชน์จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ      ระบบงานบัญชี กับ ระบบการขาย  แต่เนื่องจากข้อจำกัดด้านเงินลงทุนของบริษัท ทางบริษัทจึงเห็นควรเลือกพัฒนาโครงการ ระบบการขาย เพราะตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัท ได้ผลประโยชน์มากที่สุด เป็นระบบที่บริษัทต้องการพัฒนามากที่สุด  และยังเป็นโครงการขนาดกลางที่ทางบริษัทสามารถให้เงินลงทุนได้และปฏิเสธโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีเนื่องจากใช้งบประมาณในการพัฒนาสูงกว่า

การเสนอแนวทางเลือก ในการนำระบบพัฒนาระบบการขายมาใช้งาน

หลังจากที่ได้วิเคราะห์ระบบเดิมและพบว่าปัญหาที่เกิดขึ้นคือไม่สามารถตรวจเช็คจำนวนสินค้าที่เหลือและยังมีปัญหาการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้า อีกทั้งมีปัญหาในเรื่องของการเบิกจ่ายและการสั่งซื้ออาจทำให้เกิดความซับซ้อนของข้อมูล ตรวจสอบย้อนหลังได้ยาก เพื่อลดปัญหาต่างๆลง ได้มีการเสนอโครงการพัฒนาระบบใหม่ขึ้นทางทีมงานได้รวมรวบข้อมูลจากผู้ใช้ที่เกี่ยวข้องและนำเสนอผู้บริหารจากนั้นจึงได้จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่นำเสนอให้ผู้บริหารและผู้ใช้ระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องและนำมาแก้ไขให้ตรงตามความต้องการโดยมี

แนวทางเลือกในการพัฒนาโครงการ 3 แนวทางคือ

1. จัดซื้อซอฟแวร์สำเร็จรูป

2. จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

3. ใช้ทีมงานเดิมมาพัฒนาและติดตั้งระบบ

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป ( Packaged Software ) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ 

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100 - 90  เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89 - 70    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69 - 50    เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1   ช่วงคะแนน  49 - 30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

                ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

                               ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ A  มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : ว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 4 ระดับ ดังนี้

                น้ำหนักเท่ากับ   4    ช่วงคะแนน  100 - 90   เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดีมาก

                น้ำหนักเท่ากับ   3    ช่วงคะแนน  89 - 70     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ดี

                น้ำหนักเท่ากับ   2    ช่วงคะแนน  69 - 50     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   พอใช้

                น้ำหนักเท่ากับ   1    ช่วงคะแนน  49 - 30     เปอร์เซ็นต์   เกณฑ์ที่ได้   ปรับปรุง

ซึ่งผลจากการประเมินโดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2

                 ทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้บริษัท A มาพิจารณา เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

       ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

       ทางทีมงานพิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำโดยใช้ระยะเวลาดำเนินการจำนวนทั้งสิ้น 5 เดือนและมีค่าใช้จ่ายในการดำ เนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 220,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าล่วงเวลา และค่าสำรองฉุกเฉิน เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม

       ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทางจะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนาพร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตาราง  ต่อไปนี้

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด

       หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน)   ดังตารางต่อไปนี้

ตารางการเปรียบเทียบการให้คะแนนทั้งสามแนวทาง

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

                ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้ง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรง คอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการ

ขั้นตอนที่ 2 การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

เป้าหมาย

       นำระบบสาระสนเทศเพื่อการพัฒนาระบบการคลังในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ในการตรวจสอบสินค้าและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้าและสร้างความไว้วางใจให้แก่ลูกค้าในสินค้าและบริษัทของเรา

วัตถุประสงค์

      เพื่อนำระบบใหม่มาแก้ไขปัญหาต่างๆให้มากที่สุดและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน และความสมัยใหม่ของระบบเพื่อนทันต่อการใช้งานรวมไปถึงตรวจสอบสินค้าให้ได้มาตรฐาน ถูกต้อง ว่องไวตรงตามความต้องการ

ขอบเขตของระบบ

       โครงการพัฒนาระบบการการพัฒนาระบบการคลัง ของบริษัทได้มีการจัดทำขึ้นโดยใช้ทีมงามเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบมารับผิดชอบโครงการ พร้อมกันนี้ได้กำหนดขอบเขตของระบบนี้มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

   1.เป็นระบบที่ต้องมีความแม่นยำในการทำงาน

   2. ระบบที่มีความละเอียดแต่หาได้ง่าย

   3. มีความผิดพลาดในการทำงานให้น้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้

   4. ระบบมีการจัดแบ่งส่วนต่างๆอย่างชัดเจนคบถ้วน มีความสะดวกต่อการค้นหา

   5. ระบบจะต้องมีการจัดแบ่งข้อมูลออกเป็นส่วน และง่ายต่อการค้นหา

   6.ระบบจะต้องรองรับการทางานแบบ Multi-User ได้

ปัญหาของระบบเดิม

   1. ระบบมีการทำงานที่ซับซ้อน จึงยากต่อการตรวจสอบ

   2. ข้อมูลของระบบมีการขาดหายไปบ้างในบางส่วน

   3. บิลรายการสินค้าตรวจสอบได้ยาก

   4. สินค้าตกหล่น สินค้ามาไม่ครบตามจำรวนที่สั่ง

   5. เอกสารการเบิกจ่าย เงิน หรือ อุปกรณ์มีปัญหา

   6. ข้อมูลของระบบมีจำนวนมากจึงยากต่อการค้นหา

   7. มีความซับซ้อนในการทำงานเรื่องการเบิกจ่ายและการสั่งซื้อสินค้า

ความต้องการของระบบใหม่ 

   1. มีการจัดระบบให้เป็นหมวดหมู่ ค้นหาง่ายมากขึ้น

   2. มีจัดเก็บข้อมูลที่สำคัญ ไม่เก็บข้อมูลขยะไว้เพื่อมีพื้นที่ในการเก็บข้อมูลได้มากขึ้น

   3. มีการจับเก็บบิลสินค้ารายการต่างๆไว้อย่างดี

   4. แยกสินค้าตามประเภทสินค้าเพื่อง่ายต่อการค้าหาและการเช็ค

   5. สามารถให้บริการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว

ประโยชน์ที่ได้รับจากระบบใหม่

   1. ลดระยะเวลาในการทำงาน

   2. ลดความซ้ำซ้อนกันของการทำงาน

   3. บริษัทมีผลการดำเนินงานที่ดีขึ้น

   4. การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น

   5. ข้อมูลมีความถูกต้องแม่นยำและไม่ซ้ำซ้อน

   6. ตรวจสอบสินค้าในคลังได้ถูกต้องทำให้การสั่งซื้อและขายสินค้าไม่มีปัญหา

   7. การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ

   8. ลดระยะเวลาในการทำงาน

แนวทางในการพัฒนา

       ทางบริษัทได้เลือกโครงการพัฒนาระบบจดซื้อเพื่อให้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน จึงต้องพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้

   1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ

   2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ

   3. การวิเคราะห์ระบบ

   4. การออกแบบเชิงตรรก

   5. การออกแบบเชิงกายภาพ

   6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ

   7. การซ่อมบำรุงระบบ

ขั้นตอนที่  1    การค้นหาและเลือกสรรโครงการ ( Project Identification and Selection )

         เป็นขั้นตอนในการค้นหาโครงการเพื่อพัฒนาระบบใหม่ให้เหมาะสมกว่าระบบเดิมในเรื่องการเปลี่ยนแปลง แก้ไขข้อมูล หรือต้องการระบบใหม่เพื่อนำมาใช้ในการบริหารงานในส่วนที่เกิดความบกพร่องของบริษัท  เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพมากที่สุดและความรวดเร็วในการทำงานของบริษัท

       ดังนั้นจึงได้ยกตัวอย่างบริษัทที่ต้องการพัฒนาระบบคือบริษัท มาร์เก็ตเชนโร จำกัด ข้อมูลดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้น  ในส่วนของระบบที่ต้องการแก้ไขคือ

   1.ระบบการขาย

   2.ระบบการบัญชี

   3.ระบบคลังสินค้า

ขั้นตอนที่  2   การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ

       เป็นขั้นตอนในการเริ่มต้นทำโครงการด้วยการเริ่มต้นจัดตั้งทีมงาน    ซึ่งเราจะต้องกำหนดหน้าที่ให้กับทีมงานแต่ละคนอย่างชัดเจนเพื่อร่วมกันสร้างแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งานและนอกจากขั้นตอนดังกล่าวแล้วยังมีขั้นตอนอื่นอีกมากที่เกี่ยวข้องซึ่งเราสามารถสรุปกิจกรรมในขั้นตอนนี้ได้ดังนี้

   1. เริ่มต้นทำโครงการศึกษาระบบการทำงานของระบบเดิมดูก่อน เพื่อดูขั้นตอนการทำงาน หรือหาข้อผิดพลาดของระบบ

   2. กำหนดวัตถุประสงค์ในการนำระบบใหม่มาใช้

   3. วางแผนการทำงานของระบบใหม่

ขั้นตอนที่  3  การวิเคราะห์

       1. ศึกษาขั้นตอนการทำงานของระบบเดิมดูว่าการทำงานของระบบเดิมมีการนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาใช้อย่างไร และเหตุใดจึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงระบบเดิมและระบบที่เปลี่ยนแปลงนี้จะเปลี่ยนในส่วนของระบบพัสดุ

       2.การรวบรวมความต้องการเปลี่ยนแปลงของระบบใหม่ จากผู้ใช้ระบบศึกษาหรือสอบถามข้อมูลของระบบเดิมจากพนักงานผู้ใช้ระบบ หรือ ผู้ทดสอบระบบ

       3. จำลองแบบความต้องการที่รวบรวมได้เมื่อเรารวบรวมข้อมูลมาได้แล้วก็สามารถออกแบบจำลองดังกล่าวได้ด้วยวิธีการใดก็ได้ที่นักวิเคราะห์ระบบนำมาใช้ในการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่  4  การออกแบบเชิงตรรกะ

        เป็นการออกแบบขั้นตอนการทำงานของระบบในแต่ละส่วนงานหรือแต่ละแผนกของงาน  ซึ่งในการออกแบบระบบระบบงานที่ได้ในแต่ละงานจะไม่เหมือนกันซึ่งอาจจะมีแบบฟอร์มหรือผลลัพธ์ที่ได้เมื่อเราวิเคราะห์ระบบงานเสร็จเรียบร้อยแล้ว

ขั้นตอนที่  5  การออกแบบเชิงกายภาพ

         ในขั้นตอนนี้เป็นการทำงานของระบบในส่วนของเทคนิคของโปรแกรมหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่นำมาใช้ในการปรับปรุงระบบอาจจะเป็นระบบเครือข่าย  ฐานข้อมูล  โปรแกรมสำเร็จรูป  เพื่อให้ผู้ใช้งานระบบสามารถเข้าใจขั้นตอนการทำงานมากขึ้น และมีความรวดเร็ว  ซึ่งสิ่งที่ได้ในส่วนนี้จะเป็นแค่การออกแบบหลังจากนั้นจะทำการส่งให้โปรแกรมเมอร์ต่อไป

ขั้นตอนที่   6   การพัฒนาและติดตั้งระบบ

        ขั้นตอนนี้จะนำข้อมูลเฉพาะในส่วนที่ต้องการออกแบบของระบบมาทำการเขียนโปรแกรม  เพื่อให้เป็นไปตามคุณลักษณะที่ต้องการของระบบงานใหม่  อาจนำโปรแกรมที่เขียนสำเร็จรูปแล้วมาใช้งานในระบบก็ได้ หรือจัดทำโปรแกรมขึ้นมาเอง แต่อาจจะมีความยุ่งยากไปหน่อย  หลังจากเขียนโปรแกรมแล้วเราก็ควรทำการทดลองว่าโปรแกรมใช้งานได้เหมาะสมกับการทำงานของบริษัทหรือไม่  ซึ่งในขั้นตอนนี้มีกระบวนการทำงานดังนี้

        1. เขียนโปรแกรม

        2. ทดสอบโปรแกรม

        3. ติดตั้งระบบ

        4. จัดทำเอกสาร สรุปผลการทำงานของระบบ

ขั้นตอนที่   7   การซ่อมบำรุงระบบ

        อาจจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายในการปรับปรุงระบบ  เพราะหลังจากได้ระบบใหม่มาแล้วเราก็นำเอาระบบที่ได้มานี้ทำการแก้ไขหากระบบที่ได้มาเกิดข้อผิดพลาด

แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบการคลัง มีดังต่อไปนี้

       1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ

       2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

       3.ประมาณการใช้งบประมาณ

       4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน

1. ทีมงานรับผิดชอบโครงการ

       ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย ดังต่อไปนี้

       - นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆที่เกี่ยวข้อง

       - โปรแกรมเมอร์ ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ

2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร

     ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้

       1.เครื่องแม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง

       2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 25 เครื่อง

       3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 10 เครื่อง

       4. อุปกรณ์ต่อพวง 10 ชุด (ตามความเหมาะสม)

สรุปแล้วงบประมาณที่ใช้พอสรุปในของแต่ละฝ่ายได้ดังนี้

1.ผู้จัดการ

ค่าตอบแทนสำหรับทีมงานพัฒนา

             นักวิเคราะห์และออกแบบระบบโปรแกรมเมอร์                          170,000  บาท

2.พนักงาน

             ฝึกอบรมพนักงานและผู้บริหาร 10 คน                                         1,200     บาท

            วันฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ                                                                1,000     บาท

3.จัดชื้ออุปกรณ์คอมพิวเตอร์ซอฟต์แวร์

            เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้เป็น workstation                                       56,000  บาท     

            อื่นๆ                                                                                               10,000  บาท

4.ค่าใช้จ่ายระหว่างดำเนินงาน

           ค่าบำรุงระบบ                                                                                  35,000    บาท

           จัดชื่อเก็บข้อมูลสำรอง                                                                    2,500      บาท

           รวม                                                                                                 275,700 บาท

รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร

            จากการที่ได้ศึกษาโครงการพัฒนาระบบพัสดุอาจจะส่งผลต่อการปฏิบัติงานของบริษัทพนักงาน และอาจจะส่งผลถึงความพึงพอใจของลูกค้าเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการปฏิบัติงานในด้านการบริการและระบบสารสนเทศทางบริษัทจึงต้องจัดทำแผนพัฒนาระบบใหม่ขึ้น ทั้งนี้ทางทีมงานจึงได้พัฒนาระบบและได้ศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 3 ด้านของระบบนี้ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางเทคนิค ความเป็นไปได้ทางการปฏิบัติงาน และความเป็นไปได้ทางด้านระยะการดำเนินงานจะเป็นข้อมูลไว้ช่วยสนับสนุนโดยนำมาใช้งานดังต่อไปนี้

1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค

       ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Software และ Hardware ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN Application ที่ใช้ได้แก่

- โปรแกรม Microsoft Office 2010

- โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า

2. ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน

       ทำการศึกษาทางด้านการปฏิบัติงานของผู้ใช้กับระบบใหม่ที่จะนำมาใช้ จากการสอบถามข้อมูลพบว่า ระบบใหม่มีความเป็นไปได้ในการแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นกับการบริหารงานบุคคลที่มีอยู่เดิม ทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ ซึ่งช่วยลดปัญหาการนำข้อมูลที่ไม่ถูกต้องไปใช้งานได้ และลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อนลงได้

3. ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลา

  ระยะเวลาในการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ ใช้เวลาทั้งหมดประมาณ 3 เดือน ตั้งแต่เดือนกรกฎาคม ถึง เดือนกันยายน 2557 ในการดำเนินงานพัฒนาระบบของบริษัท

ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ

       เมื่อโครงการพัฒนาระบบได้รับการอนุมัติจากการนาเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดังนั้น จึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม

   1. ออกแบบสอบถาม

       บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ “ผู้จัดการแผนกบุคคล” การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคาถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ไม่ต้องมีการจดบันทึกไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการแต่ละแผนกมากนักสามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคาถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

     ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้ จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลของระบบเดิม ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้

   1. ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

   2. ความต้องการในระบบใหม่

  

1.ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ของระบบเดิม

ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN ประกอบด้วย

1.1 เครื่องแม่ข่าย จานวน 1 เครื่อง ใช้ซอฟต์แวร์เครือข่าย Windows Server 2008

1.2 เครื่องลูกข่าย จานวน 20 เครื่อง ใช้ระบบปฏิบัติการ Windows 7 และซอฟต์แวร์สาหรับงานสำนักงาน Microsoft Office 2010

- แผนกการขาย ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณ ยอดขายสินค้าของแต่ละวัน

- แผนกบัญชี ใช้ซอฟต์แวร์สำหรับงานบัญชี Accpac และใช้Microsoft Excel สำหรับคำนวณเงินยอดการสั่งซื้อ สั่งเบิกสินค้า

- แผนกคลังสินค้า ใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จรูประบบตรวจเช็คสินค้า

– แผนกซ่อมบำรุง ใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft Excel ในการคำนวณยอดการเบิกจ่ายมาใช้ซ่อมบำรุง

1.3 อุปกรณ์ต่อพ่วง ได้แก่ เครื่องพิมพ์เลเซอร์จานวน 3 เครื่อง

2. ความต้องการของระบบใหม่

-ข้อมูลในระบบสามารถเชื่อมโยงไปยังแผนกอื่นๆได้ แต่จะต้องทาการเข้า Login ก่อน

-สามารถค้นหาข้อมูลได้รวดเร็วและน่าเชื่อถือ

-เพิ่ม ลด แก้ไข ข้อมูลของพนักงานและ ผู้สมัครงานได้ 

3. ความต้องการของผู้ใช้ในระบบใหม่

จากแบบสอบถามและการสัมภาษณ์ ทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ ดังต่อไปนี้

   - ตรวจสอบข้อมูลปัจจุบันและข้อมูลย้อนหลังได้

   - ข้อมูลของแต่ละแผนกสามารถเชื่อมโยงกันได้

   - สามารถเพิ่มเติม แก้ไขและเปลี่ยนแปลงข้อมูลได้

   - สามารถให้บริการแก่พนักงานได้อย่างรวดเร็ว

   - เพิ่มประสิทธิภาพในการทางานของพนักงาน

การตอบสนองความต้องการดังกล่าวสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น 3 ระบบดังนี้

1. ระบบการบัญชี

    เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการเงินของบริษัท ทำบัญชีของบริษัท

2. ระบบคลังสินค้า

    เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับการจัดเก็บสินค้ารวมทั้งการตรวจสอบสินค้าคงเหลือในคลังสินค้าว่าสินค้าเหลืออยู่จำนวนเท่าไหร่ จะได้ผลิตสินค้าพอต่อการส่งออก

3. ระบบการขาย

    เป็นระบบที่ช่วยเสริมสร้างความเชื่อมั่นและกระตุ้นการตลาดทำให้เกิดความรวดเร็วในการขาย ลูกค้าสามารถดูสินค้า สั่งสินค้าได้สะดวกและง่ายขึ้น

ขั้นตอนที่ 4  แบบจำลองขั้นตอนการทำงานของระบบ

   อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

       จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

 อธิบาย Context Diagram

       จาก Context Diagram ของระบบการบริหารงาน มาร์เก็ตเชนโร ซึ่งสัญลักษณ์ Process จะใช้แทนการทำงานทุกขั้นตอนของระบบนี้ โดย External Agents ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ได้แก่  แผนกบัญชี แผนกการขาย แผนกคลังสินค้า แผนกซ่อมบำรุง ซึ่งมีข้อมูลรับเข้าและส่งออกระหว่าง External Agents ดังกล่าวกับระบบ ทำให้ทราบโดยภาพรวมว่าระบบการบริหารงาน มาร์เก็ตเชนโร นี้ทำอะไรได้บ้าง และเกี่ยวข้องกับใครบ้าง สามารถอธิบายเอกสารข้อมูลที่อยู่บน Dataflow เข้าและออกระหว่าง External Agents และระบบ  ได้ดังนี้

แผนกบัญชี

       - แผนกมีการรับข้อมูลสินค้า ข้อมูลการขาย ข้อมูลสั่งซื้อ ค่าใช้จ่าย ในการคำนวณสินค้า ระบบจะทำการไปยังระบบบริหารงานตรวจสอบเช็คสินค้า

        - ภายในระบบจะมีขั้นตอน รายงานค่าใช้จ่าย รายงานรายการสินค้า รายงานการขายประจำวันและรายงานการสั่งซื้อ ในการคำนวณสินค้าและจะส่งไปยังแผนกบัญชี

แผนกการขาย

       - เมื่อระบบได้รับสินค้า ระบบจะคำนวณสินค้าจากราคาสุทธิ ข้อมูลสินค้า รายการสินค้าที่จะขาย รายการเบิกสินค้าจากคลัง และยอดรวมสินค้า ระบบจะทำการแจ้งไปยังระบบบริหารงานตรวจสอบเช็คสินค้า

       - เมื่อระบบบริหารงานได้ข้อมูลแล้วจะออกรายการสินค้าและใบเสร็จแก่แผนกการขาย

แผนกคลังสินค้า

       - ระบบได้เช็คสินค้าในคลัง ตรวจสอบยอดรวมค่าสินค้า ใบรับของ ใบสั่งของ รายการสินค้าที่สั่งซื้อ ระบบได้คำนวณความถูกต้องของสินค้าและแจ้งไปยังระบบเพื่อตรวจสอบความถูกต้องอีกครั้ง

       - ระบบตรวจเช็คสินค้าจะส่งรายการสินค้าที่ได้รับหรือสินค้าที่ไม่ได้รับ ค่าสินค้า รายการสั่งซื้อ ใบเสร็จสินค้าที่ชำระ ยอดรวมค่าสินค้า ค่าสินค้าที่ต้องชำระ รายการที่ต้องชำระ รายการสินค้าที่คงเหลือ รายการสินค้าในคลัง ให้แก่แผนกคลังสินค้าเพื่อส่งออกไปยังระบบต่อไป

แผนกซ่อมบำรุง

       - ระบบได้มีการซ่อมบำรุง ได้ทำรายการสินค้าเบิกจ่ายในการซ่อม ค่าใช้จ่ายอื่นๆ ค่าสินค้าเบิกจ่าย และได้แจ้งไปยังระบบตรวจสอบเช็คสินค้าเพื่อให้ระบบได้ส่งบิลค่าซ่อมให้แผนกซ่อมบำรุง 

อธิบาย Dataflow Diagram Level 0

       จาก Context Diagram สามารถแบ่งขั้นตอนการทำงานภายในระบบออกเป็น 4 ระบบ ดังนั้นจึงแยก Process ที่เกี่ยวข้องกับระบบ ดังรายละเอียดต่อไปนี้

       Process 1.0 สั่งสินค้า เป็นระบบจัดการเกี่ยวกับสินค้าทั้งหมด สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

       แผนกคลังสินค้าเช็คสินค้าในคลัง โดยทำการเช็คผ่านตัวระบบตรวจสอบสินค้า ระบบจะเข้าไปดูสินค้าคงเหลือในแฟ้มสินค้าคงเหลือ แล้วส่งรายการสินค้าคงเหลือมายังคลังสินค้า หลังจากนั้นคลังสินค้าจะป้อนรายการสินค้าที่สั่งซื้อเข้ามาในระบบ ตัวระบบจะนำข้อมูลรายการสินค้าที่สั่งซื้อไปบันทึกแฟ้มข้อมูลสั่งซื้อและข้อมูลสินค้าไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลสินค้า แล้วระบบจะส่งรายการสั่งซื้อกลับมาให้คลังสินค้า

       Process  2.0 ขายสินค้า เป็นระบบจัดการการขายสินค้าทั้งหมด ในเรื่องสินค้าที่ขาย ใบเสร็จรับเงิน สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

       แผนกขายสินค้า ป้อนรายการสินค้าที่ขายเข้าระบบขายสินค้า ตัวระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้าแล้วส่งข้อมูลการขายไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลการขายผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งค่าสินค้ากับใบเสร็จรับเงินให้กับแผนกขายสินค้า

       Process  3.0 ซ่อมบำรุง เป็นระบบดูแลเรื่องการซ่อมบำรุงในบริษัท ในเรื่องการเบิกจ่ายสินค้าไปซ่อมและค่าใช้จ่ายอื่นๆในการซ่อมบำรุง สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

       แผนกซ่อมบำรุง จะป้อนรายการสินค้าเบิกจ่ายที่ใช้ซ่อมบำรุงกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ เข้าสู่ระบบซ่อมบำรุง ตัวระบบจะส่งรายการสินค้าเบิกจ่ายที่ใช้ซ่อมบำรุงกับค่าใช้จ่ายอื่นๆ ไปบันทึกในแฟ้มข้อมูลเบิกจ่ายและแฟ้มค่าใช้จ่ายอื่นๆ ผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะออกบิลค่าซ่อมให้กับแผนกซ่อมบำรุง

       Process  4.0 พิมพ์รายงาน  เป็นระบบพิมพ์รายงานข้อมูลต่างๆ สามารถอธิบายข้อมูลเข้าและออกจาก Process ดังนี้

       แผนกบัญชี จะส่งความต้องการรายงานยอดขายเข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลการขายจากแฟ้มข้อมูลการขายผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานยอดขายไปให้บัญชี

       หากต้องการรายงานการขายประจำวัน ทางแผนกบัญชีจะต้องส่งส่งความต้องการรายงานการขายประจำวัน เข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลการขายจากแฟ้มข้อมูลการขายผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานยอดขายไปให้บัญชี

       หากต้องการรายงานรายการสินค้า ทางแผนกบัญชีจะต้องส่งส่งความต้องการรายงานรายการสินค้า เข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้าผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานรายการสินค้า ไปให้บัญชี

       หากต้องการรายงานค่าใช้จ่าย ทางแผนกบัญชีจะต้องส่งส่งความต้องการรายงานค่าใช้จ่าย เข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายจากแฟ้มข้อมูลค่าใช้จ่ายผ่านระบบแล้วสั่งพิมพ์รายงานค่าใช้จ่าย ไปให้บัญชี

Dataflow Diagram Level 1 of Process 1.0  แผนกคลังสินค้า

Process 1.0 ระบบสั่งซื้อสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 4 ขั้นตอนหรือ 4 Process ดังนี้                                       

             Process 1.1 ตรวจสอบสินค้า  แผนกคลังสินค้าจะเข้าไปเช็คสินค้าในคลังในระบบ ตัวระบบจะไปตรวจสอบรายการสินค้าในคลังในแฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือผ่านระบบตรวจสอบสินค้า หลังจากนั้นระบบจะส่งรายการสินค้าคงเหลือให้กับคลังสินค้า                                                  

              Process 1.2 สั่งซื้อสินค้า    แผนกคลังสินค้าป้อนรายการสินค้าที่สั่งซื้อเข้าระบบ  ตัวระบบจะดึงข้อมูลสั่งซื้อในแฟ้มข้อมูลสั่งซื้อและข้อมูลสินค้าในแฟ้มข้อมูลสินค้าผ่านระบบสั่งซื้อสินค้า แล้วตัวระบบจะส่งใบส่งของไปให้ระบบตรวจรับสินค้า

              Process 1.3 ตรวจรับสินค้า  ระบบจะรับใบสั่งของจากระบบสั่งสินค้า และรับใบรับของจากคลังสินค้าเข้ามาในระบบ แล้วระบบจะตรวจเช็คสินค้าตามใบสั่งของและใบรับของผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งรายการสินค้าที่ได้รับและรายการสินค้าที่ไม่ได้รับมาให้คลังสินค้า และส่งยอดรวมค่าสินค้าไปให้ระบบชำระสินค้า

               Process 1.4 ชำระสินค้า    ระบบจะได้รับยอดรวมค่าสินค้าจากระบบตรวจรับสินค้า แล้วระบบจะออกใยเสร็จสินค้าที่ต้องชำระไปให้คลังสินค้า

 Dataflow Diagram Level 1 of Process 2.0 แผนกขาย

Process 2.0 แผนกขาย ระบบขายสินค้า มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้    

                Process 2.1  จัดเตรียมสินค้า   แผนกขายป้อนรายการเบิกสินค้าจากคลังเข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มข้อมูลสินค้าผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งรายการสินค้าที่ขายไปให้แผนกขายและส่งยอดรวมสินค้าไปให้ระบบคำนวณราคา

                Process 2.2  คำนวณราคา  ระบบจะได้รับยอดรวมสินค้าจากระบบจัดเตรียมสินค้า แล้วระบบจะดึงข้อมูลสินค้าจากแฟ้มสินค้าผ่านระบบ หลังจากนั้นจะส่งราคาสุทธิไปยังระบบออกใบเสร็จ

               Process 2.3  ออกใบเสร็จ    เมื่อระบบได้รับราคาสุทธิจากระบบคำนวณราคา แล้วตัวระบบจะออกใบเสร็จไปให้แผนกขาย

Dataflow Diagram Level 1 of Process 3.0 แผนกซ่อมบำรุง

Process 3.0 แผนกซ่อมบำรุง   แผนกซ่อมบำรุง มีขั้นตอนการทำงานย่อยภายในทั้งหมด 3 ขั้นตอนหรือ 3 Process ดังนี้    
                Process 3.1 เบิกจ่ายสินค้า      แผนกซ่อมบำรุงป้อนรายการสินค้าที่เบิกจ่ายเข้ามาในระบบ ตัวระบบจะนำรายการสินค้าที่เบิกจ่ายไปบันทึกในแฟ้มสินค้าเบิกจ่ายโดยผ่านระบบ หลังจากนั้นระบบจะส่งค่าสินค้าที่เบิกจ่ายไปให้ระบบค่าใช้จ่ายที่ซ่อมบำรุง   

                Process 3.2 ค่าใช้จ่ายที่ซ่อมบำรุง  ระบบจะได้รับค่าสินค้าเบิกจ่ายจากระบบเบิกจ่ายสินค้าและแผนกซ่อมบำรุงป้อนค่าใช้จ่ายอื่นๆ ที่ใช้ต้องใช้ในการซ่อมบำรุงเข้าสู่ระบบ ตัวระบบจะนำค่าใช้จ่ายกับค่าสินค้าเบิกจ่ายไปบันทึกในแฟ้มค่าใช้จ่าย

                Process 3.3 บิลค่าซ่อมบำรุง    ระบบจะดึงข้อมูลค่าใช้จ่ายจากแฟ้มค่าใช้จ่ายผ่านระบบ หลังจากนั้นจะออกบิลค่าซ่อมไปให้ซ่อมบำรุง

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกกับสินค้า

1.  ความสัมพันธ์ระหว่างลูกค้ากับการขาย

สมาชิกหนึ่งคนสามารถซื้อสินค้าได้หลายครั้ง

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกกับการจอง

2.  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับสมาชิก

ผู้ดูแลระบบหนึ่งคนดูแลสมาชิกได้หลายคน

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับสมาชิก

3.  ความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับการประกาศข่าว

ผู้ดูแลระบบหนึ่งคนสามารถประกาศข่าวได้หลายข่าว

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างผู้ดูแลระบบกับการประกาศข่าว

4.  ความสัมพันธ์ระหว่างการขายกับการรับชำระเงิน

การขายหนึ่งครั้งสามารถได้รับชำระเงินได้หลายครั้ง

แสดงความสัมพันธ์ระหว่างการขายกับการรับชำระเงิน

จากเงื่อนไขของความสัมพันธ์ข้างต้นนำมากำหนดประเภทความสัมพันธ์

ขั้นตอนที่ 5  การออกแบบ User Interface

หน้าต่าง Login เพื่อเข้าสู่ระบบการขาย

                                                          หน้าต่างหน้าหลักแสดงส่วนต่างๆของระบบ

                                        หน้าต่างรายชื่อลูกค้า สามารถเพิ่มข้อมูลและค้นหากข้อมูลลูกค้าที่ต้องการได

      หน้าต่างรายชื่อสินค้า แสดงหมวดหมู่สินค้า หมายเลขสินค้าและรายละเอียดสินค้าต่างๆที่ต้องการทราบ

                          

                       หน้าต่างรายการขายสินค้า แสดงหมายเลขใบกำกับภาษี หมายเลขสินค้าและจำนวนเงิน

ขั้นตอนที่ 6  การพัฒนาและติดตั้งระบบ

       ทีมงานได้จัดทำ เอกสารคู่มือการใช้งานโปรแกรมของระบบจัดซื้อ เพื่อช่วยให้ผู้ใช้ระบบสามารถเข้าใจการทำ งานของโปรแกรมมากยิ่งขึ้น โปรแกรมระบบขายเป็นโปรแกรมที่ทำซึ่งประกอบด้วยระบบย่อยทั้งหมด 3 ส่วนได้แก่

   1. รายชื่อลูกค้า มีหน้าที่ในการในการตรวจสอบชื่อลูกค้า พร้อมทั้งเพิ่มข้อมูล ลบข้อมูล และพิมพ์รายงาน

   2. รายชื่อสินค้า มีหน้าที่ในการแจ้งยอดขายสินค้า นำเสนอสินค้า บอกรายละเอียดของสินค้าต่างๆ

   3. รายการขายสินค้า เป็นระบบที่ออกใบเสร็จรับเงิน ใบรายการสินค้า เป็นต้นเป็นระบบทีจัดการข้อมูลสินค้า สามารถตรวจสอบการซื้อสินค้า สามารถสั่งซื้อสินค้าได้ง่ายมากขึ้น และเก็บรวบรวมข้อมูลในเรื่อง

ขั้นตอนที่  7  การซ่อมบำรุง

       การซ่อมบำรุงนั้นจะขึ้นอยู่กับผู้พัฒนาระบบว่าระบบนั้นมีปัญหาอะไรบ้างจะอยู่ในความดูแลของผู้พัฒนาระบบมีการดูแลระบบอย่างต่อเนื่องเมื่อระบบมีปัญหาทางผู้พัฒนาระบบจะทำการซ่อมแซมระบบอย่างรวดเร็ว