แผนผังองค์กร

แผนผังองค์กร                                                   

 หน้าที่และปัญหาแต่ละแผนก

ฝ่ายงานบริหาร

แผนกบัญชีมีหน้าที่ดังนี้

-ควบคุมดูแลงานด้านการบริหารงานบัญชีและการเงิน รายรับ-รายจ่ายของบริษัท

-ควบคุมยอดทางด้านงบการเงิน วิเคราะห์งบการเงินในแต่ละเดือน

-ควบคุมดูแลจัดทำงบลงทุน งบกำไรขาดทุน งบดุลและปิดงบการเงิน

- เบิกจ่ายรายจ่ายที่จัดสรรแล้วให้แก่แผนกต่างๆ

-ควบคุมอนุมัติรายจ่ายให้เป็นไปตามงบประมาณที่ได้จัดสรรไว้

ปัญหาของแผนกบัญชีคือ

1. อาจเกิดข้อผิดพลาดในการคิดบัญชีรายรับ รายจ่ายได้

2. ข้อมูลอาจเกิดการผิดพลาดได้ถ้าเอกสารไม่ถูกต้องหรือเอกสารสูญหายเพราะเอกสารมีจำนวนมากและไม่

มีการจัดเก็บให้เป็นระเบียบ

3. เปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสารเพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม

4. รายงานทางการเงินที่ทำโดยมือจะทำให้เข้าใจได้ยาก เนื่องจากลายมือหรือรูปแบบของรายงานเพราะจะมี

ความหลากหลายและมีความแตกต่างกันไป

5. การจัดบัญชีรายรับ รายจ่าย ตัวเลขอาจจะตกหล่น ไม่ครบสมบูรณ์ทำให้เกิดความผิดพลาดได้ง่าย

 แผนกบุคคล มีหน้าที่ดังนี้

-การจัดสรรหาพนักงานเข้ามาทำงานให้เหมาะสมตามความต้องการขององค์กรหรือแต่ละแผนกและการทำสัญญาการจ้างทำงานโดยยึดหลักนโยบายของบริษัทและความพึงพอใจของพนักงาน

-การบริหารค่าแรง สวัสดิการ ประกันสังคม ภาษี

-การจัดทำแผนการอบรมพัฒนา ทำสถิติความต้องการในการจัดอบรม การหาและกำหนดตัวของวิทยากรที่ให้ความรู้

-ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ในการปรับค่าจ้าง

-สรุปยอดการปฏิบัติงานของการบริหารงานบุคคลประจำปี

ปัญหาของแผนกบุคคลคือ

1. การจ่ายเงินเดือนพนักงานตกหล่น เพราะสวัสดิการแต่ละคนไม่เท่ากัน

2. ตรวจสอบวันลา หยุดของพนักงานทำได้ยาก

3. ไม่ทราบเวลาเข้า –ออกของพนักงานเพราะต้องเขียนอย่างเดียวง่ายต่อการปลอมแปลงลายเซ็น

ฝ่ายงานธุรการ

แผนกประชาสัมพันธ์ มีหน้าที่ดังนี้

   -ดำเนินการประชาสัมพันธ์ทั้งภายนอกและภายในของบริษัทรับเรื่องร้องเรียนจากลูกค้าและพัฒนาและติดตามลูกค้าทางโทรศัพท์และทางจดหมายสื่อสารและประชาสัมพันธ์ให้ลูกค้าทราบข่าวสารของบริษัท

ปัญหาของแผนกประชาสัมพันธ์คือ

1.การติดต่อสื่อสารขัดข้องเพราะลูกค้ามีจำนวนมากและบางครั้งลูกค้าได้มีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลโดยไม่แจ้งให้ทราบทำให้ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้

2. สื่อสารกับลูกค้าไม่เข้าใจ

แผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ มีหน้าที่

-ดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า

- สั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

-Support หน่วยงานต่างๆ ให้สามารถดำเนินกิจกรรมได้

ปัญหาของแผนกคลังสินค้า/จัดซื้อ

1.ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยากเนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ

2. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้

3. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไม่เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร

4. การสต็อกสินค้าไม่เพียงพอ

5. จัดหาวัตถุดิบไม่ได้ตามความต้องการของฝ่ายต่างๆ

6.วัตถุดิบบางตัวมีราคาค่อนข้างสูง ทำให้ไม่ต้องตามเป้าหมายที่วางไว้

ฝ่ายปฏิบัติการ

แผนกงานขาย/การตลาด มีหน้าที่ดังนี้

-วิเคราะห์วางแผนกำหนดกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย พร้อมทั้งรายชื่อลูกค้าเป้าหมายในแต่ละกลุ่มและกำหนดเป้ายอดขายในแต่ละกลุ่มลูกค้าที่มีความเป็นไปได้ให้กับฝ่ายขายไปดำเนินการ

-วิเคราะห์วางแผนจัดการใหม่การส่งเสริมการขายด้วยการวางแผน เข้าร่วม โครงการกิจกรรม การประกวดผลงาน หรือผลิตภัณฑ์ที่หน่วยงานหรือองค์กรต่างๆจัดใหม่ขึ้นในแต่ละปี

-วิเคราะห์วางแผน และดำเนินการสร้าง สื่อโฆษณาประชาสัมพันธ์และเผยแพร่โฆษณา PR ไปยังสื่อต่างๆ

-วิเคราะห์วางแผน กำหนดเป้าหมาย และดำเนินการสร้าง ตัวแทนจำหน่ายและผู้สร้างระบบ (Implementor) ในแต่ละช่องทางจัดจำหน่าย สำหรับลูกค้ากลุ่มเป้าหมายแต่ละกลุ่มเพื่อให้ได้ยอดขายตามที่กำหนด

ปัญหาของแผนกขายคือ

1. เอกสารมีจำวนมาก ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ ซึ่งมีเอกสารดังนี้

                1.1 เอกสารข้อมูลลูกค้า

                1.2 เอกสารข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า

1.3 เอกสารเกี่ยวกับ สินค้า

2. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อนเนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้งแต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้ง ทำใหม่เอกสารซ้ำซ้อน

3. ข้อมูลมีความแตกต่าง เนื่องจากในการให้ข้อมูลของลูกค้าแต่ละครั้งมีความเปลี่ยนแปลงเช่น เบอร์โทรศัพท์ ที่อยู่เพราะลูกค้าอาจจะมีเบอร์โทรศัพท์ลายเบอร์และมีการย้ายสถานที่อยู่เรื่อย ๆ

4. เป้าหมายของบริษัทไม่เป็นไปตามความต้องการของลูกค้า

หน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยี

ฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศทำหน้าที่ดูแลรับผิดชอบงานให้บริการเทคโนโลยีสารสนเทศแก่ฝ่าย         ต่าง ๆ ดูแลระบบเครือข่ายจัดการฐานข้อมูล ตลอดจนแก้ไขปัญหาต่าง ๆ  ที่เกิดจากเครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์โปรแกรมและเครือข่ายเพื่อให้ฝ่ายต่าง ๆ สามารถใช้เทคโนโลยีในการดำเนินงานและให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพ รวมทั้งการฝึกอบรมเพื่อส่งเสริมการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศแก่ผู้ปฏิบัติงาน ให้สามารถใช้เทคโนโลยีสารสนเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ปัญหาด้านเทคโนโลยี

1.ด้านบุคลากรด้าน it อาจมีการเปลี่ยนแปลงทางด้านบุคลากรก่อนทำให้ค้นที่เข้ามาใหม่ไม่ทราบเกี่ยวกับระบบเทคโนโลยีทั้งหมดต้องเสียเวลาในการเรียนรู้

2.ด้านผู้ใช้งาน อาจจะไม่เข้าใจวิธีการทำงานของ ระบบงานมีปัญหานิดหน่อยก็ต้องให้เจ้าหน้าที่มาดูให้ซึ่งจะทำให้เสียเวลา